A virtuális megoldások, a mesterséges intelligencia egyre több helyen jelenik meg. Nincs ez másképpen a virtuális asszisztensekkel sem, csak még nem beszélnek rólunk annyit (vagy a közösség nem beszél még magáról eleget). De tény, hogy egyre több vállalkozó ismeri fel a virtuális asszisztenciában rejlő lehetőségeket és úgy tűnik, van létjogosultságunk itt lenni.

Hoztam egy listát, hogy neked miért éri meg együttműködni egy virtuális asszisztenssel:

Jobban ki tudod aknázni a teljes-munkaidős kollégáid tehetségét

Tegyük fel, hogy van egy jólmenő ingatlanbérbeadással foglalkozó vállalkozásod. Az értékesítésért felelős manager kollégádnak pedig az alábbi két opció közül kell választania:

  1. meghatározó szerepet kell betölteni a cég stratégiájának megalkotásában és terjesztésében
  2. rutinszerű riportolást kell végezni napról napra

Mit gondolsz melyiket fogja választani? Naná, hogy az első lehetőséget. Természetesen azért, mert érdekesebbnek hangzik és fontosabb feladatnak tűnik.

De ez nem azt jelenti, hogy figyelmen kívül hagyhatod a visszatérő, monoton feladatokat, mint például a riportolás, adat-bevitel, beérkező levelek megválaszolása. A vállalkozásod, ha nem is összeomlana, de elég döcögősen működne, ha ezeket a feladatokat valaki nem végezné el.

Akkor mégis hogyan lakik jól a kecske és marad meg a káposzta is? Vagyis hogyan biztosítod (jelen esetben) az értékesítési vezető munkahelyi elégedettségét, hatékonyságát miközben a visszatérő feladatok is el vannak látva?

Kiszervezed egy virtuális asszisztensnek. Vígan elvégzik a rutinszerű, de a gördülékeny munkavégzéshez elengedhetetlen feladatokat távolról, anyagilag számodra kedvezőbb áron mintha felvennél egy részmunkaidős kolléganőt.

Mi az eredmény? Egy teljes-munkaidős alkalmazott, aki a kiemelten fontos területekre tud fókuszálni, amihez elengedhetetlen az irodai személyes jelenléte – és nem pazarolja az energiáit rutin feladatokra. Ráadásul így egy olyan munkavállalót tudsz a csapatodban tartani, aki a saját területén tehetséges, elhivatott és „hozza a számokat”.

Költségcsökkentés

A legmeghatározóbb indok, amiért a vállalkozók bizonyos tevékenységek kiszervezése mellett döntenek az az alacsonyabb költségek. Nincs ez másképp a virtuális asszisztenseknél sem.

  • egy teljes, de még egy rész-munkaidős alkalmazottnál is jelentősebb kevesebb költség terhel, ha virtuális asszisztenssel dolgozol. A kiszervezett munka után óradíjat vagy előre meghatározott projekt díjat fizetsz. Nincs munkaadói járulék, betegszabadság.

De nem csak a béreken tudsz spórolni, hanem a betanítás és későbbi tréning költségeken is.

Általában az újonnan felvett munkavállalót házon belül tréningezni kell – ez amúgy teljesen természetes. Ez a folyamat, a munkavállaló személyiségétől, képességeitől és érdeklődési szintjétől függően hetekig is eltarthat (rosszabb esetben a munkavállaló a próbaidő alatt „felméri a terepet”, kivár és minimális energiákat fektet csak be a munkavégzésbe.)

az idő pénz, virtuális asszisztens
A gond csak az, hogy ez neked mind idő és pénz – amiből ugye magánszemélyként és vállalkozóként is mindig kevés szokott lenni.

Hogyan tudod ezt az idő és pénz veszteséget elkerülni egy virtuális asszisztenssel?

Egy virtuális asszisztens személyében, a maga területén profi szakemberrel lépsz partneri kapcsolatba. Már a kapcsolat minősége is meghatározza, hogy itt egy kölcsönös együttműködésről van szó, így egy virtuális asszisztens soha nem „arra játszik”, hogy majd hó végén ígyis-úgyis kifizeted.

Az elsőkörös egyeztetések, elvárások tisztázása után a virtuális asszisztens rögtön munkához lát. Szakértelme és tapasztalata révén nincs szüksége hosszadalmas betanításra (hacsak nem valami nagyon speciális rendszerről van szó), rugalmasan és gyorsan sajátítja el feladatokat. Hogy miért?

A virtuális asszisztensnek legfőbb célja, hogy a rábízott feladatot legjobb tudásának megfelelően, a kitűzött határidőt betartva elvégezze – azért, mert ezért fizetsz neki. Csak ezért. Egy virtuális asszisztens legtöbbször órabérben dolgozik, tehát ha nincs kész valami akkor nincs is semmilyen fizettség.

Idő megtakarítás

Egy másik indok, amiért a vállalkozások vezetői a virtuális asszisztencia felé fordultak, az az általuk felszabadított rengeteg idő. Tudjuk, az idő pénz – főként az üzleti életben.

Tegyük fel, hogy van egy kisvállalkozásod, de nincs HR képviselő. El tudod képzelni, hogy a kollégáid (akik egészen más területért felelősek) majd órákat fognak azzal eltölteni, hogy

  • megfogalmazzák a tökéletesen megkapó álláshirdetést
  • felöltsék azt megfelelő álláskereső portálokra vagy privát profiljukkal megosztják azt a közösségi médiában
  • előszűrjék a beérkezett 100 önéletrajzot
  • leszervezzék az állásinterjúkat

Mindezt egy kezdő (entry-level) pozíció miatt? Ugye te is érzed, hogy ez mennyi idő. Idő, amit a saját feladatuk ellátásától vesznek el.

Miért nem hagysz fel mindezzel és szervezed ki egy munkaügyi feladatok ellátására specializálódott virtuális asszisztensnek?

Amit nyersz:

  • képzett szakembert, akinek megvannak a megfelelő eszközei és tudása
  • időt, mert tapasztalata révén sokkal hatékonyabban dolgozik
  • még több időt, mivel csak a te feladatod elvégzésére koncentrál, dedikáltan a te esetedre, így sokkal gyorsabban végzi el a munkát.

Azt hiszem ez a win-win szituáció.

Ha úgy érzed neked is segítségedre lehetne egy virtuális asszisztens, vedd fel velem a kapcsolatot: hello@csillassist.com