Így készülj fel egy virtuális asszisztensre

Írta: Kántor Csilla

2020.01.13.
hogyan készülj fel egy virtuális asszisztensre

A virtuális asszisztensek kulcsfontosságú segítséget jelentenek start-up vállalkozásoknak a működés kezdeti szakaszában, de akár a kiégéstől is megmenthetik a régi motoros vállalkozókat.

A vállalkozók szuperhősök – vagy legalábbis szeretik ezt gondolni magukról. A mikro menedzelés a vállalkozás kezdeti időszakában szükséges lehet eleinte, de ahogy fejlődik az üzlet az idő múlásával kicsit lazítani kell a gyeplőn és nem kell mindent egy kézben, szorosan tartani. Ha még nem tudod kik azok a virtuális asszisztensek, nézd meg korábbi cikkemet.

Honnan tudod mit kell kiszervezni egy virtuális asszisztensnek?

Készítsd el az alábbi 3 listát és máris a kezedben lesznek azok a feladatok, amiket delegálhatsz a virtuális asszisztensednek.

Ha te egy kisvállalkozás tulajdonosa vagy, minden bizonnyal száz féle feladatot kell elvégezned még mielőtt befejeződne a nap. Mindent meg kell csinálnod kezdve a könyveléstől, az online megjelenésig át, a szakmai teendőkig bezárólag.

Azt javaslom, hozd létre a „szabadság listádat” a hatalmas vállalkozói siker érdekében. Ez a három lista fog téged segíteni, hogy jobban oszd be az idődet és felturbózd a hatékonyságodat:

  1. feladatok, amiket egyszerűen utálsz csinálni
  2. feladatok, amiket egyedül nem tudsz elvégezni
  3. olyan dolgok, amiket nem kellene csinálnod

Az első kategória elég egyszerű: írd le azokat a tevékenységeket, amiket nem szeretsz megcsinálni nap, mint nap. Ez bármi lehet: számlák rendszerezése, könyvelési anyag előkészítése, termék regisztráció, készletnyilvántartás, weboldal karbantartás.

A második listára írd azokat az elemeket, amikre szüksége van a vállalkozásodnak, de nincs benne tapasztalatod pl. közösségi oldalak kezelése, online marketing, hirdetés feladás, toborzás, grafikai munkák.

És ami igazán számít, az a harmadik felsorolás. Ez fogja alapjaiban megváltoztatni, hogy hogyan dolgozol a vállalkozásodon. Kérdezd meg őszintén magadtól: „mi az, amit nem nekem kellene csinálnom?” Ne feledd! Nem vagy szuperhős és senki nem is várja el tőled.

Úgy gondolom, ezek azonosítása jelenti a sikeres együttműködést egy virtuális asszisztenssel.

Így készülj fel egy virtuális asszisztensre

Amikor a rutinszerű, ismétlődő feladatokat kiszervezed egy virtuális asszisztensnek, akkor tulajdonképpen időt veszel magadnak olyan feladatok elvégzésére, amit tényleg csak Te tudsz megcsinálni.

Tudom, már alig várod ezt a pillanatot, de előtt még itt van néhány dolog, amit át kell gondolnod, mielőtt elkezded keresni a megfelelő virtuális asszisztenst:

  1. Hozz létre munkafolyamatokat

Tudd, hogy mit szeretnél átadni a virtuális asszisztensnek: mi a konkrét feladat, milyen módszerekkel oldottad eddig meg, mennyi a becsült munkaóra a feladat elvégzésére, mik a hozzáférési útvonalak.

Például, ha szeretnéd, hogy a virtuális asszisztensed megszabadítson a havi könyvelési anyag előkészítésétől biztosítanod kell számára:

  • röviden az eddigi munkastílusodat (mindig a könyvelő emlékeztetett, te pedig az utolsó utáni pillanatban válaszoltál)
  • belépési jelszavakat a számlázó programhoz, online bankfelülethez
  • könyvelő elérhetőségét
  • közös mappát mondjuk a Google Drive-on
így készülj fel egy virtuális asszisztensre
  1. Válaszd ki a rendszereket és használj online kommunikációs eszközöket

Tudd, hogy melyek azok a platformok, ahol el fog tudni érni a virtuális asszisztensed. Ez lehet e-mail, sms, telefon, Skype, Viber, Slack, Trello, Asana stb.

Rendszerezd a mappáidat és legyen egy felhő alapú hely, ahol megosztod majd a dokumentumokat a virtuális asszisztenssel.

Ha valamilyen speciális szoftvert szeretnéd, hogy használjon a virtuális asszisztens járj utána, hogy távoli munkakapcsolatban is fog-e működni pl. készletnyilvántartó, szálláshelyfoglaló.

  1. Maradj aktív

Bár a virtuális asszisztensek vállalkozói mivoltukból fakadóan eléggé önjáróak és az első pár egyeztetést követően nincs szükség napi szintű ellenőrzésre, mégis jó, ha aktív maradsz. Adj iránymutatást és visszajelzést. A „néma gyereknek anyja se…” kezdetű szólás itt is igaz: ha nem úgy történnek a dolgok, mint ahogy azt elképzelted, jelezz vissza a virtuális asszisztensednek.

Például: kiadtál egy feladatot emailben, de a virtuális asszisztensed nem reagált rá pár órán belül. Lehet ő úgy gondolja, hogy feleslegesen nem írja meg neked, hogy „oké, dolgozom raja”, hanem már egyből a megoldást akarja neked prezentálni miniél hamarabb, hogy ezzel is bizonyítsa rátermettségét. Te meg rágod magad, idegeskedsz, hogy biztos nem kapta meg stb.

Ezért érdemes már a legelején tisztázni, mit vársz el a virtuális asszisztensedtől. Ha téged megnyugtat, egy válasz üzenet akkor így alakítsátok ki az együttműködést.

Ha még nem tudod, miben tudna egy virtuális asszisztens segíteni az sem baj. Ha úgy gondolod, hogy egyedül nem fog sikerülni azonosítani a „szabadság listád” elemeit, vedd fel velem a kapcsolatot: hello@csillassist.com

Segítek rendet tenni a káoszban, hogy neked a valóban fontos üzleti feladatokkal kelljen csak foglalkozni.

Hasonló bejegyzések

Hogyan hagyd abba a halogatást és legyél sikeres vállalkozó

Hogyan hagyd abba a halogatást és legyél sikeres vállalkozó

A halogatás egy rossz szokás, amely sok vállalkozót vagy leendő vállalkozót sújt. A többség akaratlanul szabotálja a saját vállalkozását az elnapolások miatt. A sikeres üzlet egyik alap pilléreként a jó időgazdálkodási képességet szokták említeni, viszont pontosan a...